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Requisitos especiales para las agencias de aduanas nivel 1.

Además de los requisitos generales establecidos en el artículo anterior, las agencias de aduanas nivel 1, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Contar con el comité de control y auditoría a que se refiere el artículo 46 del presente decreto.

2. Garantizar la prestación del servicio de agenciamiento aduanero en todo el territorio nacional, teniendo en cuenta el horario que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y las demás entidades de control en desarrollo de sus funciones en los puertos, aeropuertos y pasos de frontera.

3. Mantener a disposición del público un sitio web donde se garantice el acceso a la siguiente información:

3.1. Estados financieros.

3.2. Identificación de los representantes legales, gerentes, administradores, agentes de aduanas y auxiliares autorizados para actuar ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), junto con un extracto de las hojas de vida destacando su experiencia o conocimiento en comercio exterior.

3.3. Relación de los servicios ofrecidos al público.

4. Acreditar la designación y mantenimiento del empleado encargado de cumplir la función a que se refiere el parágrafo del artículo 48 del presente decreto.

5. Disponer de los manuales a que se refiere el artículo 49 del presente decreto.

ART. 38.—Mantenimiento de requisitos. Las agencias de aduanas deberán mantener durante toda su vigencia los requisitos generales y especiales exigidos para ejercer la actividad de agenciamiento aduanero, según el caso, so pena de la cancelación de la autorización, salvo lo previsto en el parágrafo del artículo 40 del presente decreto.

El incumplimiento de los requisitos señalados en los numerales  y 8º del artículo 36 y en los numerales  y 5º del artículo 37 del presente decreto, deberá ser subsanado dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de ocurrencia del hecho. Cumplido dicho término sin que se haya subsanado, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) cancelará la autorización siguiendo el procedimiento establecido en el presente decreto.

El incumplimiento del requisito de patrimonio previsto en el numeral 4º del artículo 36 del presente decreto y en el parágrafo 2º del mismo artículo, se regirá por lo dispuesto en el artículo 40 del presente decreto.

ART. 39.—Documentos que se deben presentar para obtener la autorización como agencia de aduanas. El representante legal de la persona jurídica que pretenda obtener la autorización para ejercer la actividad de agenciamiento aduanero, deberá presentar los siguientes documentos:

1. Solicitud de autorización debidamente suscrita por el representante legal.

2. Certificado de existencia y representación legal de la respectiva persona jurídica, expedido por la cámara de comercio, cuando la cámara de comercio que los expida no esté conectada al Registro Único Empresarial (RUE) o no sea posible su consulta por parte de la entidad.

3. Relación de los nombres e identificación de las personas que pretendan acreditar como agentes de aduanas y auxiliares.

4. Hojas de vida del personal directivo, de las personas que actuarán como agentes o auxiliares ante las autoridades aduaneras y de la persona responsable del cumplimiento del Código de Ética, para el caso de las agencias de aduanas nivel 1, de acuerdo con las especificaciones que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

5. Copia de los estatutos societarios.

6. Estados financieros y demás soportes que acrediten el patrimonio líquido requerido, según el nivel de la agencia de aduanas.

7. Los manuales señalados en el artículo 49 del presente decreto, para el caso de las agencias de aduanas nivel 1.

PAR. 1º—Sin perjuicio de lo anterior, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá solicitar adicionalmente toda la información y datos complementarios que permitan analizar suficientemente el cumplimiento de los requisitos exigidos para la autorización de la respectiva agencia.

PAR. 2º—Cuando la persona jurídica que pretenda obtener la autorización como agencia de aduanas tenga como socio a una o varias personas jurídicas, debe allegarse certificado actualizado sobre su existencia y representación legal y una copia de los estatutos societarios vigentes. Así mismo, respecto del personal directivo se deberá acreditar el requisito señalado en el numeral 4º del presente artículo.

PAR. 3º—La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá solicitar ante las autoridades competentes certificado de antecedentes penales y disciplinarios de los socios, personal directivo, agentes de aduanas y auxiliares propuestos, del revisor fiscal y del responsable de velar por el cumplimiento del Código de Ética para las agencias de aduanas nivel 1.

ART. 40.—Patrimonio líquido mínimo. El patrimonio líquido a que se refiere el numeral 4º del artículo 36 del presente decreto y el parágrafo 2º del mismo artículo, se determina restando del patrimonio bruto poseído por la persona jurídica el monto de los pasivos a cargo de la misma. Para estos efectos, no se tendrán en cuenta aquellos activos representados en casa o apartamento destinados a vivienda o habitación, inmuebles rurales, vehículos, muebles y enseres que no estén vinculados a la actividad de agenciamiento aduanero, obras de arte e intangibles.

Las agencias de aduanas deberán mantener debidamente actualizado el patrimonio líquido mínimo señalado en el numeral 4º del artículo 36 del presente decreto y en el parágrafo 2º del mismo artículo, mientras se encuentre vigente su autorización. Cuando la agencia de aduanas reduzca el patrimonio líquido mínimo en un monto superior al veinte por ciento (20%) se cancelará la autorización, siguiendo el procedimiento previsto en el presente decreto, sin perjuicio de la aplicación de la sanción establecida en el numeral 2.2 del artículo 622 del presente decreto.

En el evento en que se disminuya el patrimonio líquido mínimo requerido en un monto hasta del veinte por ciento (20%) se deberá subsanar el incumplimiento en un plazo no superior a dos (2) meses contados a partir de la fecha en que tuvo lugar su afectación. Vencido dicho término sin que se ajuste el patrimonio se cancelará la autorización, siguiendo el procedimiento previsto en el presente decreto, sin perjuicio de la aplicación de la sanción establecida en el numeral 2.2 del artículo 622 del presente decreto.

ART. 41.—Cobertura para el ejercicio de la actividad de agenciamiento aduanero. Las agencias de aduanas deberán ejercer la actividad de agenciamiento aduanero de la siguiente manera:

1. Agencia de aduanas nivel 1. Deberá ejercer su actividad en todo el territorio nacional respecto de la totalidad de las operaciones de comercio exterior.

2. Agencia de aduanas nivel 2. Deberá ejercer su actividad en todo el territorio nacional respecto de operaciones sobre las cuales no exista limitación alguna para ejercer el agenciamiento aduanero.

3. Agencia de aduanas nivel 3. Deberá ejercer su actividad exclusivamente en una sola de las jurisdicciones aduaneras de las administraciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Bucaramanga, Cartago, Cúcuta, Ipiales, Maicao, Manizales, Pereira, Riohacha, Santa Marta, Urabá o Valledupar, y demás administraciones que establezca dicha entidad, respecto de operaciones sobre las cuales no exista limitación alguna para ejercer el agenciamiento aduanero.

4. Agencia de aduanas nivel 4. Deberá ejercer su actividad exclusivamente en una sola de las jurisdicciones aduaneras de las administraciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Arauca, Inírida, Leticia, Puerto Asís, Puerto Carreño, San Andrés, Tumaco o Yopal y demás administraciones que establezca dicha entidad, respecto de operaciones sobre las cuales no exista limitación alguna para ejercer el agenciamiento aduanero.

PAR.—El ejercicio de la actividad de las agencias de aduanas de los niveles 1 y 2 en un lugar del territorio nacional diferente al de su domicilio principal podrá efectuarse directamente o por intermedio de agencias comerciales en los términos señalados en el Código de Comercio. Tratándose de las jurisdicciones contempladas en el numeral 4º del presente artículo, las agencias de aduanas nivel 1, adicionalmente podrán ejercer la actividad de agenciamiento a través de convenios celebrados con agencias de aduanas nivel 4. En este caso, la responsabilidad en el ejercicio del agenciamiento estará siempre en cabeza de las agencias de aduanas del nivel 1.

ART. 42.—Control a operaciones de comercio exterior. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá por razones de control, servicio, especialización o seguridad fiscal restringir el agenciamiento de las operaciones de comercio exterior a las agencias de aduanas de los niveles 2, 3 y 4, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la procedencia, la clase de mercancía, el valor, el origen y el lugar de arribo.

ART. 43.—Agentes de aduanas y auxiliares. Las agencias de aduanas deberán designar los agentes de aduanas con representación de la sociedad y los auxiliares sin representación que actúen ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

La agencia de aduanas deberá informar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la identificación de sus agentes y auxiliares.

 ART. 44.—Evaluación a agentes de aduanas y auxiliares. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá, directamente o a través de terceros, realizar evaluaciones de conocimiento técnico a los agentes y auxiliares de las agencias de aduanas para efectos de otorgar la autorización o con posterioridad a ella, cuando lo considere necesario, para verificar la idoneidad profesional y conocimientos en comercio exterior de los mismos.

ART. 45.—Publicidad de la solicitud. Una vez realizado el trámite señalado en los artículos 125 y 126 del presente decreto se deberá publicar en el sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) un aviso en el cual se exprese como mínimo la intención de constituir la agencia de aduanas, el tipo de agencia de aduanas, la razón social de la persona jurídica solicitante, el nombre de los socios y del personal directivo, todo ello de acuerdo con la información suministrada en la solicitud. El aviso se publicará por el término de cinco (5) días calendario, dentro del cual se recibirán las observaciones a que haya lugar.

PAR.—El término previsto en el artículo 128 del presente decreto se entenderá suspendido mientras se surte el trámite de publicidad y análisis de las observaciones.

 ART. 46.—Comité de control y auditoría. Las agencias de aduanas nivel 1 deberán constituir como mecanismo de control interno que garantice el ejercicio transparente de su actividad, un comité de control y auditoría que evalúe los sistemas de control interno, garantizando que sean los adecuados y que se cumpla con la finalidad del agenciamiento aduanero.

Entre otras, el comité de control y auditoría, debe cumplir con las siguientes funciones:

1. Verificar que se esté dando estricto cumplimiento a las obligaciones derivadas de la actividad de agenciamiento aduanero.

2. Verificar que los accionistas, administradores, representantes legales, agentes de aduanas y auxiliares sean personas de reconocida solvencia moral.

3. Verificar que los agentes de aduanas y auxiliares autorizados para actuar ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) permanentemente se actualicen y capaciten en relación con el conocimiento técnico para el ejercicio de las actividades propias del agenciamiento aduanero.

4. Verificar que existan y se apliquen los controles adecuados y eficientes para el conocimiento de las personas naturales o jurídicas que contraten sus servicios de agenciamiento aduanero, de forma tal que se garantice la transparencia y la legalidad en las operaciones de comercio exterior que realicen.

5. Verificar que se cumpla con la obligación de reportar ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a las autoridades competentes las operaciones sospechosas relacionadas con evasión, contrabando, lavado de activos e infracciones cambiarias que se detecten en desarrollo del ejercicio de la actividad de agenciamiento aduanero.

 ART. 47.—Reglas de conducta de los administradores, representantes legales, agentes de aduanas y auxiliares. Los representantes legales, administradores de las agencias de aduanas, agentes de aduanas y auxiliares deben obrar no solo dentro del marco de la ley sino dentro del principio de la buena fe y de servicio a los intereses de la función pública, absteniéndose de las siguientes conductas:

1. Facilitar o promover la práctica de cualquier conducta relacionada con evasión, contrabando, lavado de activos o infracciones cambiarias.

2. Obrar en contravención a las disposiciones legales vigentes en materia de comercio exterior.

3. Actuar en contravía de los principios de ética y buenas costumbres en relación con las personas que contratan sus servicios.

ART. 48.—Código de Ética. Con el objeto de establecer las pautas de comportamiento que deben seguir las agencias de aduanas y las personas vinculadas con ellas, se deberá incluir dentro de los estatutos societarios de la agencia de aduanas un Código de Ética que contenga preceptos dirigidos a mantener en todo momento la transparencia en el ejercicio de sus funciones. Así mismo, la agencia de aduanas deberá establecer los mecanismos para darlo a conocer, las consecuencias internas a que haya lugar por su incumplimiento y el procedimiento a seguir en estos eventos.

PAR.—Las agencias de aduanas nivel 1 deberán designar una persona responsable de velar porque todos sus directivos, empleados, agentes de aduanas y auxiliares conozcan el Código de Ética y le den estricto cumplimiento.

 ART. 49.—Manuales. Las agencias de aduanas nivel 1 deberán mantener permanentemente aprobados, actualizados y a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los siguientes manuales:

1. Manual de funciones del representante legal, agentes de aduanas y auxiliares aduaneros.

2. Manual de procesos de la agencia de aduanas con sus respectivos procedimientos.

 ART. 50.—Conocimiento del cliente. Con el propósito de protegerse de prácticas relacionadas con lavado de activos, contrabando, evasión y cualquier otra conducta irregular, las agencias de aduanas tienen la obligación de establecer mecanismos de control que les permita asegurar una relación contractual transparente con sus clientes.

En desarrollo de lo anterior, deberán conocer a su cliente y obtener como mínimo la siguiente información debidamente soportada:

1. Existencia de la persona natural o jurídica.

2. Nombres y apellidos completos o razón social.

3. Dirección, domicilio y teléfonos de la persona natural o jurídica.

4. Profesión, oficio o actividad económica.

5. Capacidad financiera para realizar la operación de comercio exterior.

PAR.—Las agencias de aduanas podrán adicionar otros requisitos que consideren necesarios y pertinentes para un adecuado conocimiento y control de sus clientes.

La información a que se refiere este artículo deberá verificarse, y actualizarse, por lo menos una vez al año, en los términos indicados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

“5.2. Conocimiento del cliente.

Las personas o empresas que presten servicios inherentes o relacionados con operaciones de comercio exterior o cambiarias tienen el deber de establecer mecanismos de control orientados a seleccionar y conocer a sus clientes, ya sean estos habituales u ocasionales, identificarlos y tener conocimiento de sus actividades económicas en aras de establecer la coherencia entre estas y las operaciones de comercio exterior que realizan. Lo anterior considerando las características de los diferentes servicios o productos que ofrezcan.

Por lo expuesto, es necesario indagar acerca de datos personales, comerciales y financieros relevantes que permitan establecer quién es, qué hace y a qué se dedica en realidad. Todos esos datos deben verificarse, estar documentados y actualizarse.

5.2.1. Para tal efecto los auxiliares de la función aduanera deberán diseñar y mantener actualizado dentro de sus archivos e información comercial “formato de identificación del cliente”, el cual contendrá como mínimo la siguiente información:

Nombres y apellidos o razón social del cliente;

Número del documento de identificación o NIT;

Domicilio y residencia;

Nombres, apellidos, identificación de los socios y representantes legales;

Cuando se trate de sociedades anónimas, nombre, identificación y dirección de representantes legales;

Actividad económica;

Capital social registrado;

Número de declaración de importación y exportación tramitada al cliente, descripción resumida de las mercancías objeto de trámite;

El origen de los recursos y forma de pago de las operaciones de comercio exterior identificando el medio e individualizando el instrumento de pago, entidad financiera emisora o pagadora, ciudad donde está localizada;

Nombre, identificación y dirección de las personas o empresas beneficiarias de las operaciones de comercio exterior.

Los profesionales del cambio de divisas tendrán un “formato de identificación del cliente” con requisitos similares a los antes citados, ajustados en la naturaleza de su negocio”.

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